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法人カードには社内ルールを設けよう!具体的な利用規定をご紹介

法人カードの「社内ルール」を設けて不正利用から会社を守ろう!

法人カードの利用に関する社内ルール

「従業員が法人カードを利用して自家用車へ給油していた…」
「従業員がプライベートでの飲食代を法人カードで支払っていた…」

法人カードは、会社全体の経費管理の簡略化を目指して利用するものです。

しかし、会社に法人カードを導入すると、上記のような不正利用や横領などのトラブルが起きることもあり得ます。

そんなトラブルを未然に防ぐために、「社内ルール」を設けましょう!

このページでは、法人カードの社内ルールについて解説します。
法人カードをこれから導入する方、社内ルールをこれから設けたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

法人カードに「社内ルール」を設ける理由とは

法人カードに社内ルールを設ける理由

法人カードを会社に導入した場合、冒頭で記載したような不正利用のリスクが発生してしまいます。

そこで、法人カードの利用規定や管理方法などの「社内ルール」を設けることで、悪用や横領などの不正利用を未然に防ぐことが可能になります。

しっかりとした管理方法を設けなければ、あなたの信用情報に傷がついてしまうこともあり得るのです。

せっかく便利な法人カードを社内に導入するのですから、ここで社内ルールについて学んでおきましょう。

社内ルールの具体例を5つご紹介

この見出しでは、どういった社内ルール・管理方法を設けるべきなのか、実際に使用されている社内ルールの具体例を5つほどご紹介していきます。

会社の規模によって取り入れる社内ルールも変わりますが、とても効果的なので参考にしてみてください。

しっかりと社内ルールを設けて「不正をしにくい環境づくり」を徹底していきましょう!

1.信頼できる社員に配布する

社内ルールの例①

法人カードを会社の従業員すべての方に配布してしまうと、管理が難しく不正利用のリスクが高まってしまいます。
そこで会社の中の部長や課長、係長といった一部の役員クラスに絞ることによって、不正利用の確率が減ります。

2.申告制を設ける

社内ルールの例②

法人カードを利用した場合、上司に法人カードの「利用内容」、「利用時間」、「利用場所」などを申告する社内ルールも効果的です。
これらの内容を記録することで、第三者でも確認が行えるため、不正利用のリスクが大幅に軽減されることでしょう。

法人カードを利用するごとに申告制を設けるのは少し面倒なイメージがありますが、このような社内ルールを徹底すればトラブルを免れることが可能です。

3.領収書の提出

社内ルールの例③

法人カードには毎月の「利用明細書」が送られてきますが、その他にも従業員に領収書を提出させることで不正利用を防ぐことができるでしょう。

毎月送られてくる「利用明細書」だけでは、利用内容を完璧に把握することはできませんが、法人カードを使用したお店でもらえる領収書と二重チェックをすることで利用内容を明瞭化することができます。

4.役員クラスの利用調査

社内ルールの例④

法人カードは、「信用できる役員のみに渡す」と上述しましたが、そこの利用調査もしっかりと行いましょう。
不正利用をするのは、責任のある役員クラスの従業員だったということも少なくはありません。

役員クラスの社員はそれなりの信用があるのに加えて、日常のスケジュールを他に把握されにくいため、不正利用しやすくなります。
法人カードを導入する際の社内ルールは、一般従業員のみならず、役員クラスの従業員にも徹底させておきましょう!

5.ペナルティを課す

社内ルールの例⑤

どうしても法人カードの不正利用が絶えない場合には、何かしらのペナルティを課すこともひとつの対策法です。

たとえ不正利用した従業員が深く反省していたとしても、何かしらのペナルティを与えましょう。
そうすることでより一層社内ルールを守って法人カードを利用してくれることでしょう。

なお、具体的なペナルティとしては、以下のようなものが挙げられます。

  • 減給処分
  • 懲戒処分
  • 「業務上横領」として起訴する

など、事前にいくつかのペナルティを設けておくと良いでしょう。
無罪放免といった事も考えられますが、きちんと社内ルールを守っている社員の不満を出さないためにも必要かと思います。

また、何かしらのペナルティを与えるという社内ルールがあれば、不正利用を未然に防ぐことが可能になるでしょう。

法人カードを比較して選びましょう

今回は、法人カードの社内ルールについて解説しましたが、いかがでしたでしょうか?

法人カードを導入した際、不正利用を防ぐための「社内ルール」がいかに重要かといったことが、お判りいただけたと思います。

これから会社に法人カードを導入されるのであれば、ぜひ本記事でご紹介した社内ルールを取り入れ、不正利用を未然に防いでいきましょう!

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