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法人カードを導入するリスクについて!安全な管理方法をご紹介

法人カードの導入にはどんなリスクがある?回避する方法は?

法人カードの導入のリスク

法人カードは、経費の精算や事務処理の管理を簡略化し、ビジネスを効率化してくれます。
ですが、法人カードをずさんに管理を行うと逆にビジネスが滞るリスクも伴うのです。

「どんなリスクが伴うのか」「その対処はどうしたらいいのか」法人カードを導入する前に確認しておくことが大切です。
今回は、法人カード導入に伴うリスクを解説し、そのリスクを回避するための管理方法についてもご紹介します。

きちんと法人カードのリスクを理解し管理を徹底すれば、法人カードはリスクよりむしろたくさんのメリットがあります。
ぜひこのページで法人カードのリスクについて理解を深めて、うまく活用してきましょう!

法人カードの導入のリスク2つを確認しましょう!

法人カードを持つということは、不正利用されるというリスクを伴うことになります。
まずは、不正利用された2つのケースについて解説します。

不正利用その1:従業員がプライベートで利用してしまう

私用されるリスク
法人カードは原則、券面に記載された名義人方以外の方は使用できません。
紛失や盗難に遭ったとしても他の人は使用できませんし、仮に使われたとしても補償を受けられます。

ただしそれは、券面に記載された名前の人は「法人カードをいくらでも使える立場になる」とリスクがあることも意味します。
なぜ「リスク」なのかといえば、法人カードを渡された従業員の方がトラブルを起こしても、基本的に支払い責任は渡した代表者側になるからです。

たとえば、カードを渡された従業員がプライベートで法人カードを使ってしまい、引落し口座の残高が足りなくなったとします。
その場合でも、法人カードの支払い責任は契約時の「連帯保証人」、つまり代表者の方がほぼ全責任を負うようになっています。

しかもそういったことが何度も続くようであれば、法人代表者のクレヒス(利用履歴)に傷がつくリスクもあるのです。

不正利用その2:紛失・盗難による悪用

盗難・紛失のリスク
もう1つのリスクとして考えられるのが、法人カードが紛失や盗難に遭って不正利用されてしまうというケースです。

これは個人のクレジットカードでも同じようなリスクが伴います。
しかし、法人カードの場合限度額が高く設定できることが多いため、早急に対応しないと多額の不正利用を許してしまうことにもなります。

もし、万が一法人カードの紛失・盗難に遭ってしまった時は、一刻も早くカードの発行会社に不正利用であることを証明しなければいけません。

そうすれば、不正利用であると認められた被害額は補償されます。
法人カードの紛失・盗難に気づいたときの対応方法についてまとめておきます。

  • カードの発行会社に紛失、または盗難にあったことを伝え、カードの利用停止を行う
  • 警察署に行って遺失届、または被害届を提出する
  • 警察署から発行された届出番号をカード発行会社に伝える

この手順を踏むことで、「発行会社から不正利用が補償されない」というリスクは避けられます。

過去に私も個人のクレジットカードが入った財布を紛失してしまったことがあります。
その際はカード発行会社に連絡してカードの利用停止を伝え、警察署で遺失届を出して、早急に対応が出来たため被害が最小限に済みました。

しかし、たとえ法人カードを無くしたり盗まれたりして不正に使われてしまっても、不正利用であると証明できなければ支払い義務があるのは利用者側です。

被害拡大のリスクを避けるのはスピードが勝負です。
そういった被害にあったら気づいた時点で、迅速な連絡対応を行いましょう。

不正利用などを回避するためには?

不正利用のリスクを回避するためには
これまで法人カードを持つことのリスクについてご紹介してきましたが、法人カードは管理を徹底すればリスクは回避できます。

まずは法人カードを使う上で誰がどのように使うか、社内ルールを見直すことが絶対条件です。
法人カードの管理方法のルールをまとめてみます。

  • 利用する用途・社員を限定する
  • 証明書の提出を義務付ける
  • 紛失・盗難の対処法を徹底する
  • ポイント・マイルについてもルール化する

法人カードは当然、利用する用途や社員を限定すべきです。
法人カードを渡すのは信頼できる役職についた人に限定し、さらに「ネットでの備品購入のみ」「交通費のみ」などと決めておきます。
利用する人や用途を限定しておくと、履歴を見たときにすぐに不正利用がわかります。

また、法人カードを利用した際にお店からもらうレシートや、利用したことを証明できる書類の提出を求めるようにしましょう。
証明書があれば、履歴と領収書が違うなどの不正も分かりますが、経費処理にも役立ちます。

さらに、紛失・盗難時の対処法をマニュアル化しておきましょう。
前項でも「紛失・盗難の対処はスピード勝負」と書きました。これがずさんだと、悪用されたとしても補償されない可能性があります。
対処法については前項をご覧ください。

最後に、法人カードで貯まったポイントやマイルの利用ついてもルール化しておけば、無用なトラブル回避に役立ちます。
法人カードを使って獲得したポイントやマイルの所有権は誰にあるのか、きちんとルール化しておきましょう。

ルールがないと、勝手に使われたとしても法律上は何も問題がないのが現状です。
「ポイントは備品購入」「マイルは出張費」など、用途を限定しておきましょう。

まとめ

以上、法人カードを導入する上でのリスクと、それを回避するための管理方法について紹介しました。
いずれの場合も、法人カード利用方法について社内ルールを見直し、管理を徹底することで、不正利用などのリスクは回避できます。

ビジネスを効率化するために法人カードを導入しても、不正利用が発生するとその対処で逆にビジネスが滞ってしまうことにもなります。

ですが、法人カードの管理をきちんとしていれば、リスクもそう過度に心配する必要はありません。
適切な管理方法でリスクを回避し、法人カードのメリットを大いに活かしましょう!

また、法人カードを最大限に活かすには自分の事業にあったカード選びも非常に重要です。
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